De nouvelles « normes sérieuses » en matière de remboursement de frais

Un arrêté royal du 13 juillet 2017 (publié au Moniteur belge du 19 juillet) actualise le montant des indemnités forfaitaires de frais auxquelles les membres du personnel de la fonction publique fédérale ont droit. Ce nouvel arrêté royal est entré en vigueur le 1er septembre 2017.

Cette thématique intéresse également les employeurs du secteur privé puisque l’Administration fiscale considère comme non imposables les indemnités forfaitaires allouées aux travailleurs salariés en remboursement de frais de séjour dès lors que les montants n’excèdent pas ceux que l’Etat alloue à ses agents.

En l’absence de pièces justificatives démontrant combien le travailleur a dépensé durant un déplacement, l’employeur peut lui verser une indemnité forfaitaire pour couvrir les dépenses qui sont présumées avoir été réalisées. Cette indemnité forfaitaire est exonérée d’impôt si elle a été déterminée sur la base de « normes sérieuses », comme par exemple l’indemnité forfaitaire que perçoivent les fonctionnaires des services publics fédéraux lorsqu’ils exécutent un voyage de service.

Voyages de service en Belgique jusqu’au 31 août 2017

L’arrêté royal du 24 décembre 1964 prévoyait jusqu’à présent les indemnités journalières suivantes :

  Montants non indexés A partir du 1er juillet 2016 A partir du 1er juillet 2017
Voyage de service de plus de 5 heures, mais de moins de 8 heures par jour 2,38 EUR 3,90 EUR 3,98 EUR
Voyage de service de plus de 8 heures par jour

 

11,95 EUR 19,61 EUR 20,00 EUR
Si le fonctionnaire doit passer la nuit (« logement gratuit ») 14,33 EUR 23,51 EUR 23,98 EUR
Si le fonctionnaire doit exposer des dépenses pour un séjour durant la nuit 27,22 EUR 44,66 EUR 45,55 EUR

Voyages de service en Belgique à partir du 1er septembre 2017

A partir du 1er septembre 2017, l’arrêté royal du 13 juillet 2017 modifie les règles en matière de remboursement forfaitaire de frais.

Une indemnité pour frais de séjour ne sera remboursée au fonctionnaire que s’il répond cumulativement aux conditions suivantes :

  • le fonctionnaire effectue en Belgique un déplacement d’une durée minimale de 6 heures ;
  • il doit se déplacer en-dehors d’un rayon de 25 kilomètres (à calculer à partir du centre de la commune de sa résidence administrative) ;
  • il ne peut, à l’occasion du déplacement, recevoir (de la part de l’autorité publique ou d’un tiers) aucun autre avantage ou indemnité à titre de compensation de frais de repas.

Si ces conditions sont remplies, le fonctionnaire a désormais droit, quel que soit son grade ou sa fonction, à une indemnité forfaitaire journalière dont le montant (à indexer) s’élève dorénavant à 10 EUR (16,73 EUR à partir du 1er septembre 2017).

Un fonctionnaire qui doit effectuer régulièrement des voyages de service peut se voir octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle dont le montant ne peut toutefois être supérieur à 16 fois celui de l’indemnité forfaitaire journalière (267,68 EUR à partir du 1er septembre 2017).

Une indemnité forfaitaire journalière complémentaire de 75 EUR (125,51 EUR à partir du 1er septembre) est due lorsqu’un fonctionnaire doit, à l’occasion de l’exercice de sa fonction, loger en Belgique mais en dehors de sa résidence. Les conditions suivantes doivent être remplies :

  • le déplacement de service doit être supérieur à un rayon de 75 kilomètres ;
  • le déplacement ne doit pas donner lieu à la prise en charge du logement par le service public fédéral, ni à aucun autre avantage de même nature.

Indemnité pour frais de séjour à l’étranger

Les fonctionnaires chargés d’une mission de service à l’étranger ont toujours droit à une indemnité de séjour forfaitaire journalière égale à l’indemnité accordée aux membres du personnel de l’Administration centrale du Service Public Fédéral Affaires étrangères.

Application au secteur privé

A partir du 1er septembre 2017, les employeurs du secteur privé pourront tenir compte du nouveau système d’indemnités forfaitaires applicable au personnel de la fonction publique, à défaut pour leurs employés de pouvoir apporter la preuve des dépenses réellement exposées.

Les conditions et limitations propres à l’organisation des services de la fonction publique (conditions de durée du voyage de service et de distance des déplacements) ne se verront vraisemblablement pas imposées aux employeurs du secteur privé. L’employeur devra sans doute pouvoir démontrer qu’il applique strictement des règles qui lui sont propres.

Les employeurs du secteur privé conservent la possibilité d’accorder à leurs travailleurs une indemnité plus élevée, s’il peut être démontré que les charges réellement supportées sont supérieures à l’indemnité forfaitaire à laquelle les fonctionnaires ont droit ou, si le remboursement forfaitaire est basé sur une autre norme jugée sérieuse.

Enfin, les employeurs peuvent toujours accorder à leurs travailleurs des indemnités censées couvrir les frais de séjours à l’étranger en exonération d’impôt, si le montant n’est pas supérieur à ce que le SPF Affaires étrangères paie, dans des circonstances comparables, aux membres de son personnel. Ces forfaits s’appliquent aux membres du personnel qui exercent pour l’essentiel une activité professionnelle « sédentaire » dans le cadre de laquelle ils effectuent des voyages de service à l’étranger à titre unique, occasionnel ou régulier.

Que faut-il retenir ?

Dès l’instant où un employeur octroie des indemnités couvrant forfaitairement les frais de séjour exposés par ses travailleurs, il convient de vérifier si les conditions et les montants accordés répondent aux exigences imposées par l’Administration fiscale et l’ONSS. En cette matière, il est généralement recommandé de revoir régulièrement les directives internes de l’entreprise en matière de remboursement de frais ou, en l’absence des telles directives, de veiller rapidement à les établir.