P40 – rapportering: Toevoeging deugdelijk bestuur pensioenfondsen

Gelet op het feit dat het prudentieel toezicht op de IBP’s nu definitief aan de FSMA is toegekend, heeft deze laatste beslist om de rapportering via haar eigen rapporteringskanaal, FiMiS te laten lopen (voorheen OneGate bij de Nationale Bank).

Belangrijk in dit verband is dat de FSMA de P40-rapportering grondig onder handen heeft genomen (zie Circulaire FSMA_2015_02-9 dd. 20/01/2015). Er is namelijk de toevoeging van de rubriek “Deugdelijk Bestuur” die de FSMA moet toelaten om een duidelijk standpunt van de raad van bestuur van de IBP te krijgen over haar organisatiestructuur en de wijze waarop wordt omgegaan met de 11 principes van deugdelijk bestuur (zie Circulaire FSMA van 23.05.2007).

De deadline voor 2015 voor het indienen van deze rapportering: 31.05.2015.

Vanaf volgend jaar zal de lijst voor 30 april aan de FSMA moeten worden overgemaakt, maar de gegevens mogen nog gewijzigd worden tot 30 juni.

Indien dit niet, niet correct of niet tijdig gebeurd heeft de erkende commissaris de plicht om hieromtrent een opmerking te maken.

De FSMA lijkt er voornamelijk belang aan te hechten dat de controleprocessen binnen de IBP geformaliseerd en gedocumenteerd worden en besproken worden binnen de raad van bestuur. Zo verwacht de FSMA dat de raad van bestuur voor elke dienstverlener grondig de werkzaamheden zal beoordelen (met inbegrip van de continuïteit, behandeling van vertrouwelijke gegevens,…).

Er zal dus veel meer werk kruipen in het invullen van de P40-rapportering in vergelijking met vroeger.

Ons lijkt het echter dat het voor 2015 voor de meeste IBP’s moeilijk zal zijn om tijdig en volledig deze zeer uitgebreide vragenlijst in te vullen, omdat de vele punten waarover informatie wordt gevraagd tot nu toe waarschijnlijk nog niet formeel binnen de raad van bestuur zo uitgebreid werden besproken.

Een aandachtspunt voor de IBP’s is dat de vragenlijst van de P40-rapportering op de agenda van de raad van bestuur zal moeten geplaatst worden (en officieel goedgekeurd zal moeten worden) en dat de verschillende principes van deugdelijk bestuur grondig moeten worden besproken op basis van documenten waaruit blijkt dat de principes worden toegepast en gecontroleerd.

De P40-vragenlijst inzake deugdelijk bestuur zal de zelfevaluatievragenlijst die de IBP’s tot nu toe moesten invullen vervangen.